De ce este important să înțelegem corect rolul președintelui

În multe asociații de proprietari, funcția de președinte este privită fie ca o simplă formalitate, fie ca o poziție de autoritate personală asupra blocului. Ambele variante sunt greșite. Președintele nu este un proprietar cu puteri absolute, dar nici o persoană care semnează automat orice document i se pune în față.

Potrivit Legii nr. 196/2018 privind înființarea, organizarea și funcționarea asociațiilor de proprietari și administrarea condominiilor, președintele are atribuții clare. El reprezintă asociația, semnează documente, urmărește punerea în aplicare a hotărârilor, comunică oficial cu proprietarii și cu autoritățile și are obligații de afișare și transparență.

Articolul 56: cum este ales președintele și ce înseamnă mandatul său

Articolul 56 din Legea 196/2018 stabilește cadrul general al funcției de președinte. Președintele este ales dintre membrii asociației de proprietari, prin voința sa și prin votul proprietarilor prezenți în adunarea generală.

Cu alte cuvinte, președintele trebuie să fie proprietar membru al asociației și trebuie să accepte funcția. Nimeni nu poate fi obligat să devină președinte împotriva voinței sale. Alegerea se face prin vot, în adunarea generală, iar funcția presupune responsabilitate, nu doar prezență simbolică.

Delegarea atribuțiilor nu înseamnă lipsă de răspundere

Legea permite președintelui să delege atribuțiile sale, pentru cel mult 90 de zile pe an, unui membru al comitetului executiv. Această delegare este utilă în situații practice: concediu, probleme medicale, lipsă temporară din localitate sau imposibilitatea de a participa la activitatea curentă a asociației.

Totuși, delegarea nu îl exonerează pe președinte de răspundere juridică. Asta înseamnă că președintele nu poate spune simplu: „nu mai răspund, am delegat”. Delegarea trebuie făcută responsabil, preferabil în scris, cu perioadă clară și cu atribuții clare.

Predarea mandatului trebuie făcută cu documente, nu „din vorbe”

Dacă mandatul președintelui încetează înainte de termen, comitetul executiv trebuie să convoace adunarea generală pentru alegerea unui nou președinte. La schimbarea președintelui, documentele și bunurile asociației trebuie predate pe bază de proces-verbal.

În practică, acest lucru este foarte important. Asociația nu trebuie să depindă de memoria, telefonul sau calculatorul personal al fostului președinte. Documentele, contractele, registrele, cheile, parolele, corespondența și toate actele relevante trebuie predate organizat.

Ce se întâmplă când președintele își dă demisia și nu se găsește alt candidat?

Aici apare una dintre cele mai dificile și mai neplăcute situații din viața unei asociații de proprietari. În teorie, lucrurile par simple. Potrivit art. 56 alin. (2) din Legea 196/2018, dacă mandatul președintelui încetează înainte de termen, comitetul executiv trebuie să convoace, în termen de 5 zile, o adunare generală pentru alegerea unui nou președinte.

În practică însă, problema reală apare atunci când nimeni nu dorește să candideze. Și exact aici multe asociații intră într-un blocaj: există nevoie de semnături, de răspunsuri oficiale, de relație cu furnizorii, de convocări, de decizii și de reprezentare, dar nu mai există persoana aleasă care să poarte această răspundere.

Din punct de vedere practic, aceasta este una dintre cele mai apăsătoare situații pentru orice administrator. Proprietarii vor ca blocul să funcționeze normal, să existe liste, răspunsuri, reparații, relație cu firmele și ordine în acte, dar în același timp foarte puțini sunt dispuși să își asume funcția de președinte. Așa apare dezechilibrul: responsabilitatea este împinsă spre administrator, deși conducerea legală a asociației trebuie asumată de proprietari prin organele prevăzute de lege.

Ce este realist și acceptabil în practică în această perioadă de blocaj?

Legea nu a fost gândită pentru pasivitate totală din partea proprietarilor. De aceea, în practică, trebuie separat foarte clar ce este obligatoriu, ce este doar de sprijin și ce este doar tolerabil temporar.

• Acceptabil: administratorul să explice clar proprietarilor riscurile lipsei unui președinte.
• Acceptabil: să pregătească drafturi de convocatoare, procese-verbale și informări.
• Acceptabil: să centralizeze candidaturi și să încurajeze asumarea funcțiilor.
• Acceptabil doar ca soluție de continuitate minimă: fostul președinte să ajute temporar la predare și clarificări, dacă acceptă.
• Neacceptabil ca regulă: administratorul să fie tratat ca președinte fără să fie ales și fără bază legală.
• Neacceptabil: amânarea la nesfârșit a alegerii unui nou președinte, deși toți cunosc situația.

De aceea, demisia președintelui nu este un simplu gest administrativ. Dacă în locul lui nu se găsește rapid un alt candidat, asociația poate intra într-o zonă de confuzie, iar administratorul ajunge adesea să ducă pe umeri tensiuni și responsabilități care nu ar trebui mutate automat asupra sa.

Articolul 57: atribuțiile concrete ale președintelui

Articolul 57 este articolul principal atunci când discutăm despre atribuțiile președintelui. El enumeră, punctual, ce trebuie să facă președintele asociației de proprietari. Mai jos explicăm aceste atribuții pe înțelesul proprietarilor, cu exemple practice din administrarea unui condominiu.

1. Reprezintă asociația în relațiile cu terții și în instanță

Legea spune că președintele, în baza mandatului acordat de adunarea generală, reprezintă asociația de proprietari în relațiile cu terții, inclusiv în acțiunile în instanță.

Asta înseamnă că președintele este persoana care poate reprezenta oficial asociația în relația cu furnizori, autorități, firme de întreținere, prestatori, avocați, executori sau instanțe. El este imaginea juridică a asociației în exterior.

2. Semnează documentele asociației

Articolul 57 prevede că președintele semnează documentele asociației de proprietari. Această atribuție pare simplă, dar are efecte serioase.

Semnătura președintelui nu este o simplă formalitate. Ea confirmă faptul că documentul respectiv este asumat oficial de asociație. De aceea, președintele trebuie să știe ce semnează, în ce bază semnează și ce efecte poate produce acel document.

• adrese către instituții;
• contracte aprobate legal;
• convocatoare pentru adunări generale;
• procese-verbale;
• notificări către proprietari;
• răspunsuri la sesizări;
• documente de predare-primire;
• corespondență oficială în numele asociației.

3. Urmărește aplicarea hotărârilor adunării generale

Președintele supraveghează și urmărește corecta punere în aplicare a hotărârilor adunării generale, respectarea statutului, a acordului de asociere și aplicarea deciziilor comitetului executiv.

Această atribuție arată foarte clar că președintele nu este deasupra adunării generale. Dimpotrivă, el trebuie să urmărească punerea în practică a deciziilor adoptate legal de proprietari.

4. Aduce la cunoștința proprietarilor statutul și regulamentul condominiului

Președintele are obligația de a aduce la cunoștința proprietarilor prevederile statutului și ale regulamentului condominiului. Această atribuție este esențială pentru buna funcționare a comunității.

Regulile nu trebuie să stea uitate într-un dosar. Proprietarii trebuie să știe ce reguli există, ce obligații au, ce este permis și ce nu este permis în spațiile comune.

• reguli privind folosirea spațiilor comune;
• reguli privind zgomotul și conviețuirea;
• reguli privind depozitarea obiectelor pe casa scării;
• reguli privind parcările, acolo unde există regulament intern;
• reguli privind intervențiile asupra fațadei;
• reguli privind curățenia și respectarea spațiilor comune.

5. Răspunde în scris la sesizări și contestații în maximum 10 zile

Una dintre cele mai importante obligații practice ale președintelui este aceea de a răspunde în scris la sesizările și contestațiile scrise ale proprietarilor, în termen de maximum 10 zile de la primirea acestora.

Această regulă este foarte importantă. Proprietarul care transmite o sesizare scrisă nu trebuie ignorat. Răspunsul poate fi scurt, poate cere clarificări, poate explica situația sau poate indica faptul că problema urmează să fie analizată, dar răspunsul trebuie să existe.

6. Gestionează obligațiile asociației față de autorități

Președintele gestionează modul de îndeplinire a obligațiilor ce revin asociației în raport cu autoritățile publice. Asta nu înseamnă că trebuie să facă singur toate demersurile, dar trebuie să se asigure că asociația răspunde corect și la timp.

În practică, pot apărea solicitări de la primărie, poliția locală, compartimente de control, instanțe, instituții fiscale, autorități cu atribuții privind disciplina în construcții sau alte organisme.

7. Prezintă documentele asociației organelor abilitate

La solicitarea organelor abilitate, președintele trebuie să prezinte documentele asociației și să ofere informațiile solicitate. Această obligație ține de transparență și colaborare instituțională.

Documentele asociației nu sunt proprietatea personală a președintelui, a administratorului sau a unei singure persoane din comitet. Ele aparțin asociației și trebuie păstrate organizat, astfel încât să poată fi prezentate atunci când sunt cerute legal.

• statutul și acordul de asociere;
• procese-verbale ale adunărilor generale;
• decizii ale comitetului executiv;
• contracte cu furnizorii;
• documente financiar-contabile;
• liste de plată;
• documente privind fondurile asociației;
• corespondență oficială.

8. Poate propune măsuri împotriva celor care nu respectă regulile

Președintele poate propune, în scris, comitetului executiv sau adunării generale măsuri împotriva celor care nu respectă regulamentul condominiului, hotărârile și deciziile asociației.

Observăm un aspect important: legea spune că președintele poate propune măsuri. Nu spune că poate face singur dreptate, după propria apreciere. Măsurile trebuie să fie legale, proporționale și adoptate în cadrul potrivit.

9. Întocmește și actualizează cartea de imobil

Legea stabilește că președintele întocmește și actualizează cartea de imobil, conform legislației în vigoare. Aceasta este una dintre atribuțiile frecvent neglijate, deși este menționată expres.

Cartea de imobil ține evidența persoanelor care locuiesc în imobil. Ea poate fi importantă pentru ordine, evidență, comunicare și relația cu autoritățile.

10. Păstrează cartea tehnică a construcției și documentele asociației

Președintele păstrează și asigură completarea la zi a cărții tehnice a construcției, precum și a celorlalte documente privitoare la activitatea asociației.

Cartea tehnică a construcției este extrem de importantă. Ea conține informații tehnice despre clădire, intervenții, recepții, proiecte și elemente relevante pentru siguranța și întreținerea imobilului. Fără aceste documente, multe lucrări viitoare devin greu de gestionat.

11. Întocmește convocatorul și afișul pentru adunările generale

Președintele întocmește tabelul convocator și afișul pentru avizier pentru adunările generale și asigură semnarea acestuia de către proprietari.

Convocarea adunării generale nu trebuie tratată superficial. O adunare generală convocată incorect poate genera contestări, neîncredere și conflicte.

• convocatorul trebuie să indice data, ora și locul ședinței;
• ordinea de zi trebuie comunicată clar;
• afișul trebuie pus la avizier;
• proprietarii trebuie informați din timp;
• documentele de convocare trebuie păstrate în arhiva asociației.

12. Informează proprietarii cu privire la ordinea de zi cu 10 zile înainte

Președintele trebuie să asigure informarea proprietarilor cu privire la ordinea de zi a adunărilor generale, cu 10 zile înainte de data stabilită.

Această obligație este foarte importantă. Proprietarii trebuie să știe din timp ce se va discuta și ce se va vota. Nu este corect ca subiectele importante să fie introduse pe ascuns, la final, la „diverse”, fără informare prealabilă.

13. Afișează programul de încasări și datele de contact

Președintele trebuie să afișeze programul de încasări și datele de contact ale administratorului, ale membrilor comitetului executiv și ale cenzorului sau comisiei de cenzori.

Această obligație are rol practic: proprietarii trebuie să știe cui se adresează, când pot face plăți, cum pot transmite sesizări și cine are responsabilități în cadrul asociației.

14. Afișează hotărârile în maximum 7 zile

Hotărârile adunării generale și ale ședințelor comitetului executiv trebuie afișate la avizier în termen de maximum 7 zile de la data la care au avut loc acestea.

Aceasta este o obligație de transparență. Deciziile nu trebuie să rămână într-un dosar la care proprietarii nu au acces. Ele trebuie comunicate comunității.

15. Convoacă adunarea generală pentru modificarea statutului când se schimbă legislația

Dacă se modifică legislația privind asociațiile de proprietari, președintele trebuie să convoace adunarea generală pentru modificarea corespunzătoare a statutului asociației.

Statutul nu trebuie să rămână blocat în trecut. Dacă legea se schimbă, documentele asociației trebuie actualizate astfel încât să fie conforme cu cadrul legal.

16. Informează proprietarii despre restricțiile urbanistice

Președintele trebuie să informeze proprietarii cu privire la restricțiile referitoare la culoare, aspect, materiale și alte asemenea elemente stabilite prin regulamentul local de urbanism, conform informațiilor furnizate de autoritățile locale.

Această atribuție este importantă mai ales în cazul fațadelor, balcoanelor, tâmplăriilor, aparatelor de aer condiționat, închiderilor de balcoane sau intervențiilor vizibile din exterior.

17. Conduce ședințele adunării generale și ale comitetului executiv

Președintele conduce ședințele adunărilor generale și ale comitetului executiv. A conduce ședința nu înseamnă a decide singur. Înseamnă a organiza discuția, a urmări ordinea de zi, a supune punctele la vot și a menține ședința într-un cadru civilizat.

• deschide ședința;
• prezintă ordinea de zi;
• dă cuvântul participanților;
• supune punctele la vot;
• urmărește consemnarea hotărârilor;
• menține discuția în limite legale și civilizate.

18. Afișează lista contractelor asociației

Președintele trebuie să afișeze la avizier lista contractelor asociației cu furnizorii de utilități publice, cu administratorul și cu personalul angajat sau contractual al asociației.

Această obligație nu trebuie privită ca o simplă birocrație. Proprietarii au dreptul să știe cu cine are asociația contracte și pentru ce servicii plătește comunitatea.

19. Afișează instituțiile de control unde pot fi sesizate nereguli

Legea obligă președintele să afișeze la avizier lista și datele de contact ale instituțiilor cu atribuții de inspecție și control la care pot fi sesizate eventualele nereguli privind activitatea organelor de conducere, a administratorului sau a membrilor asociației.

Această prevedere este una de transparență. Proprietarii trebuie să știe unde se pot adresa dacă apreciază că există nereguli care nu sunt rezolvate în cadrul asociației.

Ce trebuie să existe la avizierul unei asociații

Din atribuțiile președintelui rezultă că avizierul nu este un simplu panou decorativ. El este un instrument de informare oficială pentru proprietari.

• programul de încasări;
• datele de contact ale administratorului;
• datele de contact ale comitetului executiv;
• datele cenzorului sau ale comisiei de cenzori;
• convocatoarele pentru adunările generale;
• ordinea de zi a adunărilor generale;
• hotărârile adunării generale;
• deciziile comitetului executiv;
• lista contractelor asociației;
• lista instituțiilor de control.

Ce NU este președintele asociației de proprietari

Pentru a înțelege corect funcția, este la fel de important să spunem și ce nu este președintele. În multe blocuri, conflictele apar tocmai pentru că rolurile sunt confundate.

Președintele nu trebuie să folosească funcția pentru presiuni personale, conflicte cu vecinii, favorizarea unor proprietari sau blocarea nejustificată a unor decizii. El trebuie să acționeze în interesul asociației, nu în interes personal.

Relația dintre președinte, administrator, comitet și cenzor

O asociație funcționează bine atunci când fiecare rol este înțeles corect. Președintele reprezintă asociația și urmărește aplicarea hotărârilor. Administratorul se ocupă de administrarea curentă, financiară și operațională, în limitele contractului și ale legii. Comitetul executiv sprijină conducerea asociației și ia decizii operative. Cenzorul verifică activitatea financiar-contabilă.

Greșeli frecvente ale președinților de asociații

Din experiența administrării condominiilor, multe probleme apar nu din rea-credință, ci din necunoașterea limitelor legale ale funcției.

• semnarea unor documente fără citire sau fără înțelegerea efectelor;
• neafișarea hotărârilor în termenul legal;
• ignorarea sesizărilor scrise ale proprietarilor;
• convocarea incorectă a adunării generale;
• introducerea unor subiecte importante la „diverse” fără informare prealabilă;
• lipsa evidenței documentelor primite și transmise;
• păstrarea dezorganizată a actelor asociației;
• confundarea funcției cu o autoritate personală asupra vecinilor;
• lipsa colaborării cu administratorul sau cenzorul;
• evitarea deciziilor dificile de teamă să nu supere proprietarii.

De ce este important un președinte implicat, dar echilibrat

Un președinte bun nu este cel care controlează totul, ci cel care ajută asociația să funcționeze legal, transparent și organizat. El trebuie să fie suficient de implicat încât să nu lase lucrurile la voia întâmplării, dar suficient de echilibrat încât să nu transforme funcția într-un instrument personal de putere.

Într-un condominiu, deciziile bune se iau greu. Există proprietari cu interese diferite, bugete diferite, niveluri diferite de informare și grade diferite de implicare. Tocmai de aceea, rolul președintelui este să ajute la păstrarea cadrului legal și administrativ.

BioFrame și importanța colaborării corecte cu președinții de asociații

În administrarea modernă a unui condominiu, relația dintre administrator și președinte este esențială. Administratorul poate organiza documente, calcula liste, transmite notificări, urmări restanțe, solicita oferte și pregăti situații. Dar o asociație are nevoie și de un președinte care înțelege rolul său legal și susține deciziile corecte.

BioFrame susține o administrare bazată pe ordine, documente clare, comunicare, transparență și respectarea rolurilor din asociație. Când președintele, comitetul, administratorul și cenzorul colaborează corect, asociația funcționează mai bine, iar proprietarii au mai multă încredere.

Concluzie

Președintele asociației de proprietari nu este „șeful blocului”, dar nici o simplă semnătură pe hârtie. Legea 196/2018 îi stabilește atribuții clare: reprezintă asociația, semnează documente, urmărește aplicarea hotărârilor, informează proprietarii, răspunde la sesizări, păstrează documente, convoacă ședințe și asigură transparența.

O asociație sănătoasă are nevoie de un președinte care înțelege că funcția înseamnă responsabilitate, echilibru și respect față de lege. Nu putere personală, nu improvizație și nu decizii luate după impuls.

Pe scurt, președintele trebuie să ajute asociația să funcționeze legal, transparent și organizat. Iar acolo unde există colaborare corectă între președinte, comitet, administrator și cenzor, blocul are șanse reale să fie administrat mai bine.